Système / Recommandations
Système
Système d'exploitation: windows / Mac OS / Android
Navigateur: Chrome / Firefox / Chrome sur Mac OS
Matériel nécessaire: connexion internet / caméra interne ou externe / micro interne ou externe
Recommandations
En cas d'utilisation dans une entreprise dont le réseau est soumis à haute protection, veuillez vous référer à votre service informatique afin d'installer les autorisations d'accès nécessaires.
Lors de la première utilisation, dans le cadre du preview par exemple, il vous sera demandé l'autorisation d'accéder à votre caméra et votre micro; n'oubliez pas d'accepter sans quoi l'application ne pourra pas utiliser ses deux ressources.
En cas de difficulté technique, veuillez envoyer un courriel à: info@neoji.ch
Compte utilisateur
Pour créer votre compte utilisateur, saisissez les informations usuelles requises.
Sélectionnez l'accès choisi; NeojiPro ou NeojiCoach.
Quelques minutes après la création du compte, consultez votre email et activer votre compte. Vous pouvez directement vous connecter à l'application.
Login/Logout
Trouvez le bouton de connexion "login" (1) dans la barre de menu du site www.neoji.ch et accédez à la page d'accueil de l'application.
Renseignez vos identifiants de connexion dans les champs prévus à cet effet.
Pour vous déconnecter(logout) de l'application, cliquez sur l'icône de sortie(2) dans la barre de menu en haut à droite.
Gestion de vos entretiens
Pour accéder à l'onglet de gestion de vos entretiens, cliquez dans le menu situé en haut à gauche de votre écran sur "entretien" (1). Pour créer un entretien cliquez sur le bouton "créer un nouvel entretien" (2)
Le tableau regroupe les fonctionnalités de gestion, vous y trouverez tous les entretiens créés par vos soins. Pour rechercher un entretien triez-les par leur référence,le secteur, le titre ou la date de création (3). Vous pouvez également entrer un mot clé dans la barre de recherche (9)
L'option "liste des vidéos"(4) vous donne accès à tous les dossiers vidéos reçus pour l'entretien spécifié. Traitez vos vidéos en les sélectionnant depuis la liste existante.
L'option "Preview"(5) permet de tester l'entretien soi-même avant de le partager avec un élève.
Utilisez l'option "partager"(6) pour envoyer votre entretien à un ou plusieurs élèves.
L'onglet "vidéo"(7) représente le nombre de vidéos reçues selon l'état de traitement: en rouge, les vidéos reçues et non traitées; en jaune les vidéos reçues en cours de traitement et en vert les vidéos complétement traitées.
L'onglet "option"(8) vous permet de copier un entretien pour le modifier.
Créer un entretien
Dans le menu, cliquez sur "entretien" puis "créer un nouvel entretien". Une fenêtre s'affiche immédiatement et vous rappelle d'inscrire vos questions manuelles en premier lieu dans l'onglet "question" et ensuite les récupérer dans la création d'entretien.
Une fois vos questions manuelles inscrites enregistrées, entrez le profil de l'entretien (1).
Déterminez un secteur de poste (2), par exemple : administration, médical, vente, etc..une fois un secteur saisi vous pourrez le retrouver ultérieurement dans la liste des secteurs existants.
Déterminez un nom de poste (3), par exemple : hôtesse d'accueil, poseur de store, mécanicien sur auto, etc..une fois un nom de poste saisi vous pourrez le retrouver ultérieurement dans la liste des postes existants.
Ajoutez une référence à votre entretien (4), cette identification vous servira d'une part à retrouver facilement votre entretien mais figurera également dans les processus vidéo.
La seconde partie de la création d'entretien consiste à la sélection des questions. Les filtres du tableau vous offrent la possibilité de trier les questions par catégorie, par langue ou mot clé.
En parcourant les catégories de questions (5), sélectionnez les questions dans le tableau en cochant "ajouter". L'ordre des questions ne peut être modifié il est donc important de respecter l'ordre des questions de votre plan d'entretien.
(6) Lorsque vous recherchez une question particulière, vous pouvez entrer un mot clé dans la zone de recherche de la colonne "question"
(7)choisissez ici la langue de votre question. Vous pouvez trier les questions par langue et révéler ainsi toutes les questions disponibles en français, allemand, anglais ou italien.
Toutes les questions sélectionnées s'affichent à mesure en bas de l'écran.(8)
Sous chaque question figure une case "temps de réponse maximum"(9); saisissez en seconde le temps souhaité. A noter que le temps de réflexion est défini par défaut dans l'application.
(10) Après avoir vérifié le contenu de votre entretien, cliquez sur "sauvegarder et partager". L'entretien est alors visible dans votre tableau de gestion entretien et prêt à être partagé.
Partager son entretien avec un ou plusieurs élèves
Une fois votre entretien prêt à être partagé, vous êtes redirigé à votre tableau de gestion des entretiens. Avant de partager votre entretien vous pouvez utiliser l'option preview qui vous permet une dernière vérification.
Cliquez l'option partager dans le tableau. L'écran de partage ci-dessous s'ouvre.
La partie haute de l'écran de partage concerne le récapitulatif de l'entretien.
Vous pouvez ensuite saisir une ou plusieurs adresses email, ou consulter le carnet d'adresse. Tous les profils élèves enregistrés sous le menu "candidat" figurent dans le carnet d'adresses.
La partie basse de l'écran de partage contient le mail envoyé. Vous pouvez librement le modifier.
Traitement des vidéos
Lorsqu'un de vos élèves a terminé un entretien, vous recevez un email automatique d'avertissement.
Pour accéder à la l'écran de traitement d'une vidéo, rendez-vous dans "gestion des entretiens" / "liste des vidéos" / "traiter". L'était de traitement figure à droite du tableau.
Une fois dans l'écran de traitement, vous visualisez la vidéo de l'élève à corriger(1). Les questions figurent en bas de la vidéo (2).
L'encart "commentaire" vous permet d'annoter la vidéo et d'y apposer vos remarques.
Cliquez sur sauvegarder et clôturer (3) si vous avez terminé l'évaluation. Si l'évaluation n'est pas terminée cliquez sur sauvegarder (4) et continuez le traitement de la vidéo ultérieurement.
Partager un dossier vidéo traité avec un élève
Pour accéder à l'écran de partage des dossiers vidéos, sélectionner l'entretien depuis "gestion des candidats" en ouvrant la liste des vidéos du candidat concerné, puis "partager les entretiens du candidat", ou depuis "gestion des entretiens", liste des vidéos, puis "partager les entretiens candidats".
Sélectionnez facilement les dossiers à envoyer grâce aux cases à cocher.
Entrer l'adresse email du destinataire. Le destinataire recevra un mail automatique et pourra prendre connaissance de vos remarques et commentaires
Gestion des candidats
Pour accéder à vos profils candidats, cliquez sur "candidats" (1) dans le menu principal. Tous les emails destinataires de partage entretien sont automatiquement enregistrés dans le tableau.
Complétez les informations profils en cliquant sur "éditer" (2) et affichez un profil en cliquant sur "voir" (3). Pour saisir un nouveau profil cliquez sur "créer un nouveau profil" (4).
En cliquant dans la colonne "voir les vidéos" (5), vous trouverez toutes les vidéos (6) de l'élève ainsi que leur état de traitement(7). A noter que seuls les entretiens liés au compte utilisateur apparaissent dans le tableau.
Les vidéos peuvent être traitées (8) depuis l'onglet candidat au même titre que depuis l'onglet gestion des entretiens. Informations sur le traitement des vidéos au chapitre "traitement des vidéos".
(9) Partagez un ou plusieurs entretiens vidéo selon le même principe évoqué au chapitre "Partager un dossier vidéo traité avec un élève".
Créer un nouveau profil candidat
Depuis "gestion des candidats", cliquez sur "créer un nouveau profil". Renseignez
les champs et chargez le cv de l'élève (1). Le profil peut être complété en plusieurs fois, seules les informations assorties d'une * sont obligatoires lors de la création du profil.
Base de données Questions
La base de données des questions, affichée sous forme de tableau, contient plus de 800 questions, en français, anglais, allemand et italien.
Vous trouverez également dans la base données les questions ajoutées manuellement (voir chapitre "insérer une nouvelle question"). Le filtre "supprimer" (1) affiche vos propres questions. Vous pouvez librement les supprimer si nécessaire.
Voir le chapitre "créer un entretien" pour l'utilisation des filtres dans la liste de question.
Insérer une nouvelle question
La première étape de création d'un entretien consiste à insérer vos propres questions si nécessaire. Si cela n'a pas déjà été fait auparavant, rendez-vous dans l'onglet "questions" / "créer une nouvelle question".
Pour créer une nouvelle question, pensez en premier lieu à sa catégorie. Si dans la liste déroulante (1) du même nom vous ne trouvez pas la catégorie optimale, créez-en une nouvelle (2) et cliquez sur "ajouter la catégorie" (3).
Vous pouvez ensuite saisir votre question (4), sélectionner la langue correspondante (5) et la catégorie. Cliquez sur "ajouter la question" et retrouvez-la dans la base de données des questions.
Interface entretien candidat
A réception de l'email de convocation à l'entretien différé (voir chapitre "Partager son entretien avec un ou plusieurs élèves", capture email), l'élève clique sur le lien et s'identifie en saisissant la référence de l'entretien ainsi que son email
Une fois l'accès à l'interface d'entretien accordé, un texte l'informe de la marche à suivre (1). A la première utilisation l'élève sera invité à accepter le partage de sa caméra et de son micro. Son image apparaît dans l'écran dédié (2).
En cliquant sur "démarrer" (3) l'enregistrement débute et la première question apparaît (4). Le temps de réflexion s'affiche pour chaque question (5), reconnaissable à son signe lumineux orange. Le temps de réflexion terminé, le temps de réponse s'affiche avec un signe lumineux vert (6).
Lorsque l'élève a terminé sa réponse, il clique sur "question suivante" (7). Au terme de l'entretien, il envoie sa vidéo en cliquant simplement sur "terminer l'entretien et l'envoyer". Votre adresse email étant enregistrée et liée, il n'est pas nécessaire de saisir un destinataire. L'élève est averti par une première fenêtre de la nécessité de patienter jusqu'au transfert de la vidéo avant de quitter l'application, une seconde fenêtre lui indique lorsque le tranfert est terminé.
